Oplossing
Zaakgericht werken
Bij veel gemeentes en andere overheidsinstellingen staat zaakgericht werken hoog op de agenda. In theorie is wel bekend hoe een en ander zou moeten werken, de praktijk is vaak weerbarstiger. Binnen de organisatie wordt vaak al gebruik gemaakt van diverse systemen, die op een of andere manier werkstromen besturen en documenten beheren, waardoor het ontwikkelen van een zaaksgerichte benadering complexer is.
The ONE heeft een duidelijk concept ontwikkeld gebaseerd op het GFO zakendiagram. In het concept worden de verschillende elementen van het zakendiagram vertaald in functionele groepen. Deze functionele groepen kunnen worden ingevuld met standaard applicaties. Voor de invulling en vormgeving van het zakenmagazijn, de subjecten, de objecten en de actoren worden een document management systemen (DMS), een business process management systeem (BPM) en het document structuur plan (DSP) toegepast. Hierbij kunnen meerdere DMS en BPM systemen naast elkaar functioneren. In het concept is het mogelijk om gedeeltelijk zonder geautomatiseerde procesbesturing te werken, hierdoor kan een implementatie gefaseerd worden uitgevoerd.
De ruggengraat van het systeem is het zakenmagazijn. Hierin worden alle zaken en zaaktypen opgeslagen. Omdat het belangrijk is om goed te definiëren welke gegevens moeten worden vastgelegd biedt een DSP, of een afgeleide hiervan, grote voordelen.
Het zakenmagazijn vormt de Midoffice in het model Front - Mid - Backoffice.
Het Midoffice dient in dit model als verzameling van gegevens op grond waarvan bij binnenkomende berichten processen in onder andere de basisapplicaties kunnen worden opgestart.
Statusgegevens gegenereerd door de basisapplicaties kunnen worden vertaald in concrete signalen voor buitenstaanders, bijvoorbeeld burgers, om duidelijk te maken in welk stadium de aanvraag (het proces) zich bevindt. Deze communicatie wordt ook via het Midoffice verzorgd.
