Oplossing
Personeelsdossier
Het beheren van personeelsdossiers wordt een steeds belangrijkere activiteit. De vraagstelling is niet of deze dossiers moeten worden beheerd, maar hoe kunnen ze op een efficiente manier worden beheerd eventueel gebruikmakend van bestaande applicaties.
In de door The ONE voorgestelde oplossing voor het beheren van documenten die betrekking hebben op personeelsleden (personeelsdossier) worden documenten opgeslagen in een document management systeem en dossiers worden beheerd met behulp van een record management applicatie. Indien gewenst kan koppeling met een ERP systeem optioneel worden toegevoegd.
Door gebruik te maken van een document management systeem voor het opslaan en beheren van de personeelsdocumenten kan gebruik worden gemaakt van de functionaliteit die door een dergelijk systeem wordt geboden. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan versie beheer en autorisatie. Ook biedt het gebruik van een document management systeem de mogelijkheid om documenten van verschillende vorm en formaat te beheren en beheersen.
Door het (automatisch) vastleggen van (registratie)gegevens over documenten in een database kunnen de documenten worden gezocht en opgevraagd. Hierbij kunnen dan ‘virtuele' dossiers worden gevormd, die bestaan uit alle documenten die behoren bij het resultaat van een zoekvraag. Voorbeelden hiervan zijn: alle documenten van persoon X, de goedkeuringen in het kader van ouderschapsverlof, de declaraties van alle personen van een afdeling in een bepaalde periode.
Record Management biedt de mogelijkheid om dossiers te vormen en te beheren. Hierbij kunnen gecontroleerd een aantal dossier specifieke werkzaamheden worden uitgevoerd, zoals bijvoorbeeld: afsluiten, bewaren, verplaatsen, overbrengen en vernietigen.
Omdat op basis van registratiekenmerken al virtuele dossiers kunnen worden gevormd voor een personeelslid is vorming van een map per personeelslid daardoor overbodig geworden. Ordening van dossiers en documenten kan dus op een andere basis worden uitgevoerd. Afhankelijk van de gekozen basis (ordeningsstructuur) kan moeiteloos worden voldaan aan diverse voorschriften en regelgeving.
Door de (optionele) koppeling van het personeelsdossier met een ERP systeem kan toegang worden verleend tot documenten en dossiers vanuit de ERP user interface. Hierdoor kunnen vanuit die interface relevante documenten direct worden getoond, waarbij het zoeken naar de betreffende documenten in het document management systeem op de achtergrond kan worden utigevoerd: de gebruiker hoeft het document management systeem niet op te starten of een zoekvraag te formuleren.
Het gebruik van de Open Text eDOCS producten voor het realiseren van een personeelsdossier zoals omschreven biedt de volgende voordelen :
- gebruik van een toonaangevend document management systeem voor het registreren en beheren van documenten
- gebruik van een gecertificeerde record management applicatie, waarbij alle noodzakelijke dossier handelingen gecontroleerd kunnen worden uitgevoerd
- Er kan gebruik gemaakt worden van een zeer fijnmazige autorisatie structuur. Hierbij kan bijvoorbeeld de autorisatie op documenten worden vastgelegd op basis van functieprofielen en documentsoort. Ook kan aan een medewerker (en zijn managers) toegang worden verleend tot zijn p-dossier.
- scheiding van beheerstructuur en presentatielaag
- (optioneel) gebruik van gecertificeerde koppelingen met ERP systemen
- modulaire opbouw en daardoor modulaire invoer mogelijk
